Telefon nemají? Napsal bych to spíš jako požadavek, než strohé oznámení; že podle zákona a bla bla bla. Formulace jako "jste povinni umožnit dle § bla bla a podobně" bych vůbec nepoužil.
Slušnou formou bych napsal dopis, stačí pár vět. Poslal bych to obyč, aby se pro to třeba nemuseli hnát na poštu (jestli v té firmě nejsou pořád) a hned se kvůli tomu nenasrali.